Publié sur Nov 12, 2021 dans Conseils de pro

5 grands avantages de l’utilisation des PDF dans le monde des affaires

 

Les documents au format portable (PDF) ont été développés dans les années 1990. À cette période, partager des documents entre des ordinateurs et des systèmes d’exploitation différents était parfois très problématique. Le but était de créer un format de fichier qui garderait une mise en forme fixe. Avec le temps, il est devenu l’un des formats de document les plus utilisés dans le monde. Les PDF sont très pratiques pour de nombreuses entreprises dans le milieu des affaires. Que ce soit pour :

  • facturer les clients ;
  • tenir les dossiers des clients dans un format cohérent ;
  • envoyer des notes de service importantes ;

avec les PDF, vous pouvez vous assurer que la personne qui consulte le document le verra tel qu’il est censé être.

 

Quel programme dois-je utiliser pour créer des PDF ?

 

Soda pdf 

Il offre une variété de logiciels qui sont conçus pour répondre à vos besoins. Que vous soyez un particulier ou un employé d’une grande entreprise, ce site possède un convertisseur ou un créateur de PDF qui vous convient. Cependant, ce n’est pas tout, soda pdf vous permet également de protéger vos documents par des mots de passe pour un maximum de sécurité. 

 

PDF Image Printer 

Il fonctionne comme une imprimante virtuelle, vous pouvez donc « imprimer » n’importe quel document Windows au format PDF. Il est parfait pour les personnes qui ont besoin d’archiver et de partager des fichiers dans un format PDF sécurisé et permet la protection par mot de passe et le cryptage. 

 

PDF Creator Plus 

Il s’agit d’une alternative économique à Adobe Acrobat, qui vous permet de créer des fichiers PDF en combinant et en modifiant d’autres fichiers. Convertissez n’importe quel document Windows en PDF.

 

5 grands avantages de se servir du format PDF dans vos affaires

 

Le format du document est conservé

Le partage de documents créés avec Microsoft Word ou d’autres traitements de texte pose un problème. En effet, lorsque vous partagez un fichier d’un ordinateur à un autre, le style de présentation peut différer. Cela peut prêter à confusion ou donner une mauvaise image de vous auprès de vos clients ou de vos collègues. Grâce au format PDF, vous avez l’assurance que votre document aura exactement le même aspect que celui que vous lui avez donné. C’est également le format idéal pour envoyer des documents à imprimer.

 

Ce format est universel

En raison de son efficacité, le format PDF a été largement utilisé dans le monde entier. Il est facile à visualiser et à partager, donc que vous partagiez un document avec quelqu’un au bout de la rue ou à l’autre bout du monde, le PDF est le choix le plus sûr pour l’envoyer. Leur taille de fichier est généralement faible par rapport à celle des autres formats. Si le format de fichier TIFF dispose de bien plus d’avantages que le format PDF, celui-ci a le grand avantage de compresser des fichiers de haute qualité en une taille de fichier relativement petite. Il est ainsi idéal pour réduire l’espace sur le disque dur, spécialement si vous utilisez des ressources de stockage limitées.

 

Il fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation

Ce format est compatible avec tous les principaux systèmes d’exploitation actuellement utilisés. Donc, peu importe que le lecteur soit sur un PC ou un Mac ou même sur un système d’exploitation mobile, il n’existe pratiquement aucun risque que le destinataire ne soit pas en mesure de visualiser le document.

 

Il est peu probable qu’il disparaisse

Si la technologie évolue à un rythme rapide, les PDF sont sans doute là pour rester à long terme. Ce format est tellement répandu et a une telle histoire qu’il faudrait un changement fondamental dans l’informatique pour que tout le monde adopte une autre norme. Un investissement dans un logiciel PDF aujourd’hui est sûr de résister à long terme et d’offrir à votre entreprise un excellent bénéfice.